東西2箇所に業務センターを構えているキヤノンシステムアンドサポートは、全国200カ所に及ぶ営業所の受注業務を地域で分担して担当しているのですが、これだけ多くのセンターを抱えていると、どうしても作業量が多くなるため、ミスも出てしまっていたようです。

さらにはミスはもちろんですが、ミスそのものを確認するための作業負荷も大きいため、会社としての課題となっていたようですが、2012年の年末に現在導入されているシステムを導入しました。
それまではどうしても人間が目視で確認して修正する事しか出来なかったため、時間を費やしている割には精度が高いとは言えないものでした。

新システム導入

ですがそれも仕方ない事で、社員はその環境をどうにか頑張らなければならないものでしたが、新システムを導入した事によってそれらの問題を解決する事が出来たのです。
新しいシステムはOCRを上手く活用したもので、注文した受注伝票や注文書などの関連書類を複合機でスキャンし、それを業務センターのサーバーへ送るのです。
つまり、それまで人力で確認しなければならなかった事を機械がシステム的に行えるようになったのです。

更には発注業務も通常発注から緊急発注といったように種類分けされているのです。
そのどれもが「データ」として共有する事が出来るため、まずは作業負担がとにかく減りました。

さらにはデータで扱う事になりますので、何より処理ミスが減ったのです。
むしろ処理ミスは0を目指せるくらいにまでなっているんどえす。
もちろんそれだけではありません。

それまでチェック作業に費やしていた莫大な時間を短縮する事が出来るようになったのですから効率化ももたらしてくれましたし、データとして管理する事が出来ていますので、お客のちょっとした要望等にもすぐに応える事が出来るのです。
例えばですが、依然であれば「前に注文した物が調子が悪い」と言われたら、どの注文だったのかを調べるのさえ一苦労でした。

ミスもなくなりました

わざわざ数多くの伝票の中からそれらを見つけなければならなかったのですから。
ですがデータですと、日時等からすぐに受注を見つける事が出来ますので、対応も楽なのです。
時間、正確性。
新しいシステムを導入した事によって課題とされていたそれらを一気に解消する事が出来るようになったのです。

ちなみに新システムの導入は社内でも支持を集めたようです。
それもそのはず、それまで課題とされていて、どうする事も出来ないのかと嘆かれていた部分を改善する事が出来るかもしれないシステムの提案だったのですから、社内でも多くの支持を集めたようです。
キヤノンシステムアンドサポートの場合、そのような社内環境も追い風になったのでしょうね。