余計に保険をかけることが不要なコストになる

コスト改善の一つとして、不要な購買はしないという原理があるが、業務の中で無駄に購入しているケースなどは無いだろうか。
企業はサービスを提供し続けることが仕事の意義となるケースがほとんどです。
そのためサービスが提供出来ない状況になると企業としての約束が果たせなくなります。

例えば企業でライセンス型の商品を導入したとします。
必要数より余計にライセンスを購入するケースがありますが、本当にそれは必要な事なのでしょうか。
人員が増加するかどうかも分からない状況で、営業担当からディスカウントを提示されて、そのまま内容を鵜呑みにして購入してしまっているケースはよく聞くパターンです。

大体は営業の担当者がうまく購入者の不安をあおり、不必要に契約を結んでいるケースがほとんどだと思います。
その契約、本当に必要でしょうか。

ライセンスは通常一人あたりでカウントしますので、もし割り当てた担当が休んでしまったら業務が回らなくなるという可能性もあります。そのため余計に購入しておくんですね。しかし、その担当者が欠勤となる可能性はどれくらいあるでしょうか。
もし勤怠の悪いメンバーなのであれば、別の人にアカウントを配布することを検討したほうがいいでしょう。
そうしなければ1年に1回か2回使うか使わないかぐらいのものに年間何十万もコストがかかってしまいます。

最大のコスト削減は購入しないこと

会社単体で見た時、会社に取って一番コストがかからないのが物を購入しないことです。
購入しなければアフターサポートも必要ありませんし、余計な費用がかかることもありません。
例をあげるならば、資料などの印刷でよく使うプリンター。
基本的にはリース契約で課金制というシステムが多いため、印刷した枚数だけコストがかかります。
ですが、定額レンタルプリンターで契約するとどれだけ印刷しても一定金額しかコストがかからないため、多く印刷をすればするほどお得になります。
それでも、社会全体で見た時にはそうすることで経済が冷え込んでしあうので、ある程度の購買は行ったほうがいいですね。
ここで議論すべきは必要なものなのかどうかなのです。
1ライセンスで用足りるものであれば、それに越したことはありません。

現在の契約の定期的な見直しも

ソフトウェアだけではなく、コストになりうるものは年単位もしくは半年に一度位のタイミングで契約の棚卸しをするべきでしょう。
不必要にライセンスを保持していたり、または現在必要の無い契約の更新を実施している可能性もあります。

定期的な棚卸しや現状使っていないライセンスの棚卸し、そしてPCや資産なども定期的に棚卸しを実施し、必要のないものは処分することを検討したほうがいいでしょう。
ものを作り出す工場を借りるのと、在庫商品や使わない机、椅子などを収納する理由で倉庫などを借りているのであれが、こんなに必要のない出費はありませんよね。

資金は会社に取って非常に大切なものです。無駄を省いて業務改善を行いましょう。