「時間がない」ってホント？

トップや管理部門が社内全体に向けて「業務改善をしましょう」と呼びかけをしても、すぐに腰を上げてくれる部門ばかりではありません。
大抵いくつかの課や部門は「うちは通常業務で手一杯なんだから、そんなことに時間を割いている暇なんてない」といったことを言って業務改善に消極的な姿勢を見せたりします。
そう力説をされてしまうと、業務改善をするために本来の企業の売上が下がってしまっては大変とばかりにその課を例外的な取り扱いにしてしまいたくなります。
ですがそこでちょっと待ってもらいたいのが、そもそもなぜその課では業務改善にあてるほどの「時間がない」のでしょうか？
むしろ業務改善をすることはそんな慢性的な時間不足を解消するための方法として行うものです。
時間がないということは確かに本当のことかもしれませんが、その理由は効率の悪い仕事方法を漫然と長時間行なっているだｋということもよくあります。
業務改善の提案をしていきなり「うちは無理！」と言ってくる部門の責任者は最初から自分たちの業務は改善のしようのないものだという思考停止に陥ってしまっている可能性があります。
まずはその意識を変えることが業務改善のための第一歩となります。

チェック項目で一目瞭然

業務改善がその部門にとって必要かどうかはいくつかのチェック項目をみてみるとすぐにわかります。

○一つの仕事を完了するまでに何度も人の間を行き来することがある
○仕上がった品物、成果物にミスが多く戻り仕事が多い
○事故や紛失といった物品の管理の不十分さが目立つ
○課内全体が残業することを悪いと思っていない
○一人が担当している仕事の内容を周囲の人間がほとんど把握していない
○誰がどんな仕事を担当するかが気分で決められている

といったことが複数当てはまっているなら業務改善には今すぐとりくむべきです。
こうしたことは項目にしてみるとよくないことであるとすぐにわかるのですが、案外自分の業務内で行われているとそれが異常な事態であると全く意識しないまま続けられていたりします。
そうした場合、内部にいる人だけでは現状をよしと思っているため業務改善をしようとしても言い訳が先になってうまく進めることはできません。
業務改善を提案してまず最初に反対意見を述べる課があったとしたら、その課こそまっさきに業務改善に本腰を入れて乗り出すべきところであるということと考えましょう。
改善のためにはトップを始めできるだけ第三者的な人を入れて、客観的な視点で行うようにすることが必要です。