トヨタ式の書類のまとめ方

企画書、プレゼン資料などはパッと見て把握できるわかりやすい事が重要です。
ユニークで非常に魅力的なプランであっても、中身が難しく意味が分からないということが多いと、結局誰も理解してくれません。

でもわかりやすく資料をまとめるということはなかなか難しい事です。
しかしこの悩みをパッと解決してくれるのがトヨタ式の書類のまとめ方です。
そのポイントは簡単で、1枚にまとめる、これだけです。

相手の方に自分の作った企画を理解してもらおうと思うと、結果、分厚くてわかりにくい資料となってしまうことが多いです。
企画書が分厚くては、上司もクライアントも見る気持ちになりませんし、第一時間もないでしょう。
そこで、こうした資料は一目見てパッと理解できる1枚にまとめるというルールで作っているのが、トヨタです。

用紙は1枚、テーマは3つ

トヨタの浅田氏が生み出した独自の書類フォーマット、基本は用紙A41枚、もしくはA31枚、書き込むテーマは、目的、概要などの3つ、これが理想的です。
テーマによってフレームをつくって、フレームの中に書くことも箇条書きで3つに絞ります。
これを1行に納めることで、書類を読む人が集中力をもって資料を呼んでくれるように工夫しているのです。

フォントについても、HGP総鋭角ゴシック、大タイトルについて文字サイズは12から14、フレームタイトルは11から12、フレーム内の茂REPは10から11が見やすいとしています。
重要事項には太字、下線などを利用します。
こうした規則を決めると、テーマの絞り込みができますし、本当に伝えたい必要なことを吟味して資料作成することになります。

デジタル現代の中で紙に書いて頭を整理するという作業

デジタル文化の中で、トヨタは資料作成の時、先ず紙に書いて頭の中をしっかりと整理するという作業を行っています。
すでに相手の方に伝わる資料のフォーマットは出来ているので、そこに書くことを実際に決めていく上で、用紙に必要なことを頭の中で整理しながらまず書いていくという作業を行うのです。

こうしたローカルな作業の中で、考えるベースとなる情報を整理し、自分なりに考えをまとめて、書類の内容を伝えるという組立を行うのです。
資料化するということは難しい事ではないので、この組立をしっかりと作ります。

エクセル1のフレームノート

A5等のサイズのノート、紙、などを横長に利用します。
緑色のペンを利用して横線、縦線をひいて、縦線を2本尽かして、8個のフレームを作ります。
左上のフレームには緑色でテーマをかく、残りのフレームには頭に浮かんだキーワードをかく、これは手書きです。

フレームが埋まったら、赤ペン印ををつけながら取捨て選択していきます。
これを書類ごとに作業することですっきりと1枚の資料ができるというわけです。