業務改善について話し合うことは重要

業務改善をするなら、まず数人単位の細かいチームを作り、そこで都度業務内容についての改善方法を話し合うようにするとよいでしょう。

なぜかと言いますと、最初から大人数での話し合いで進めようとしても、意見を出すのを遠慮したり本当のことを言い出せずにいる人が出てしまうからです。
お互いの業務内容をよくわかっている者同士で単位を作り、そこで改善内容の結果をまとめることや新しい提案をするようにしていきます。
出しあった案をまたそれぞれの部門ごとに話しあったり内容を精査していくことで、より全体的な業務改善に役立つ方法が見えてきたりします。
そのためにはまず責任者となる人の業務内容をきちんと定め、定期的に報告や相談をするようなシステム整備が大切です。

参考：業務改善方法

注意点

このとき気をつけたいのが、どんなに優秀なシステムを作ってもそれを利用する人たちの意識が低すぎたり、システムがあまりにも定型化されすぎてしまっていると本来の機能を損なってしまうということです。
例えばただ「毎日報告書を出せ」とだけしか命令がされていなかったら、忙しい日常業務の合間にあとで叱責を受けない程度の曖昧な内容のみをまとめたものしか出てこないことでしょう。
「我が社は長年にわたって業務改善を行なっている」と自慢する企業の中にも、意外にこの「やったつもり業務管理」に陥ってしまっているところも多いようです。
本来、業務管理を行うならば、現場からの改善内容を定期的にチェックしていきます。そして改善策を考えてチェックをするという「PDCAサイクル」を動かしていかなければいけません。

無駄な会議をなくす

業務改善をやったつもりになってしまいがちなのが、無駄な会議や報告書の提出です。
特に会議は他に業務がある人の時間を強制的に奪い、拘束をしてしまうものなのでできるだけないようにしていくようにしましょう。
よくある冗談のような「会議をなくすための会議を開いている」なんてことにならないようにしてください。
余談ながら、業務改善が進み社内の循環サイクルがよい企業になるほど、会議の回数やかかる時間が少なくなる傾向にあるようです。
考え方によっては、会議というのは人を一箇所に集めないと報告や検証がなされないということを示しているわけなので、普段からきちんと伝達系統がしっかり整っている企業ならそもそも会議という形式をとる必要ないのです。
他にも部門ごとに行うべき具体的な業務改善方法が出てくると思います。
そしてそれには様々な方法がありますが、意見を一度集めてみてから考えていくことから始めてみてはいかがでしょう。